OJS'ye Yazar, Hakem, Okuyucu ve Makale Kaydı Aktarımı

Öncelikle dergiye bugüne kadar yapılan makale başvurularının tümünü (yani reddedilenler dahil) OJS’ye aktarmanız, derginin iyi bir arşivini oluşturmanız bakımından yararlı ve gereklidir. Kayıtları iki aşamada aktarabilirsiniz:

1-     İlk önce Editörler, Yazarlar ve Hakemlerin üye kayıtlarını aktarınız.  Burada dikkat edilmesi gereken husus Yazar kayıtlarıdır. Bir makalenin tüm yazar kayıtlarını değil sadece ANA YAZAR/SORUMLU YAZAR’ın kaydını aktarınız; çünkü diğer yazarların kaydı gönderi aşamasında yapılmaktadır. Üye kayıtlarını iki şekilde yapabilirsiniz:

a.      Birincisi klasik usulde kayıtları tek tek OJS’ye girmek.

b.      İkincisi eski sistemden OJS üye kaydına uygun XML dosyası üretmek ve kayıtları OJS’ye aktarmak. Elinizde OJS’ye uygun XML dosyası (OJS’ye uygun XML dosyasını sisteme klasik usulde eksiksiz birkaç kayıt yaptıktan sonra bu kayıtları dışarı atarak* elde edebilirsiniz) var ise “ÜYE SAYFASI > Dergi Yöneticisi > Verilerin Alınması / Verilmesi > Kullanıcı XML Eklentisi” adımlarını kullanarak kayıtları toptan aktarmak. XML dosyasında kesinlikle hata olmaması ve iyi kontrol edilmesi gerekir. Olası bir hatada kayıtları bir yerde keser ve nerede kaldığınızı bulmakta büyük sıkıntı yaşayabilirsiniz.  Eğer bu yöntemi kullanacaksanız. Kayıtları 10 veya 20 şerli paketler halinde atmanızı tavsiye derim. Olası bir sorunda işiniz kolaylaşır.

2-     İkinci aşamada makale kayıtlarını aktarınız. Bunu üç yolla yapabilirisiniz:

a.      Klasik usulde giriş. Yani her bir makale için öncelikle yazar gibi sisteme giriş yapıp gönderiyi yapmak ve daha sonra editör gibi sisteme giriş yaparak hakem atamalarını yapmak ve değerlendirme sonuçlarını işlemek. Ardından da yayımlama ile ilgili işlem adımlarını  gerçekleştirmek. Bu uygulama çok zaman alıcı olmakla birlikte düzgün bir arşiv oluşturmak bakımından en ideal yoldur. Zaman alıcı olsa da bu yöntemi tavsiye derim.

b.      Plug-in yoluyla aktarım: Plug-in yolu “ÜYE SAYFASI > Dergi Yöneticisi > Verilerin Alınması / Verilmesi > Hızlı Gönderi Eklentisi” şeklindedir. Bu yolu kullanarak makalelerinizi sisteme klasik usulden daha hızlı bir yolla aktarabilirisiniz. Ancak bu gönderi seçeneğinde üye kayıtları daha önceden kaydedilmiş yazar kayıtlarıyla bağlantı kurmaz. Bu bakımdan tavsiye etmiyorum; çünkü istatistiklerin anlamsal değeri düzgün olmuyor.

c.       Makaleler & Sayılar XML Eklentisini kullanmak: Eklenti yolu “ÜYE SAYFASI > Dergi Yöneticisi > Verilerin Alınması / Verilmesi > Makaleler & Sayılar XML Eklentisi şeklindedir. Bu eklentiyi kullanabilmek için eski sistemden makale kayıtlarını OJS makale kayıt sistemine uygun XML formatında dışarı atmalısınız. Kayıtlarınız uygun ise yine küçük paketler halinde atmanızı tavsiye ederim. Bu yöntemde, eski sistemden uygun XML üretemediğimden istediğim sonucu alamadım.

*<<“ÜYE SAYFASI > Dergi Yöneticisi > Verilerin Alınması / Verilmesi > Kullanıcı XML Eklentisi/Tümünü Ver>>