9 Ekim 2012 Salı

Üniversitelerde Haberleşme / Yazışma Kodlarının Kullanımı

Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı’nın 18.09.2012 tarihli ve B.08.6.YÖK.0.78-805.01.02-94 sayılı yazısı ile 2011/1 sayılı Başbakanlık Genelgesi gereğince, kurum ve kuruluşların haberleşme kodlarının belirlenmesinde kullanılan kod yapısının ve Kodlama Standartları Dokümanında yer alan standartların yeterli olmadığı tespit edilmiştir. Bu nedenle, otomasyon tekniklerine uygun kodlama standardının sağlanması amacıyla Kodlama Standartları Dokümanı yeniden düzenlenmiştir.

Birim Haberleşme Kodu
Üniversitelerde yazışma yapan tüm birimler 2011/1 sayılı Başbakanlık Genelgesi gereğince yazışmalarında haberleşme birim kodunu kullanmak zorundadır. Yazışma yaptığı halde Haberleşme Kodu olmayan birimlerin Genel Sekreterlikleri aracılığıyla birim kodu talebinde bulunması gerekmektedir. Genel Sekreterlik tarafından belirlenecek birim kodunun onayı T.C. Başbakanlık Devlet Teşkilatı Veri Tabanı'na kaydettirildikten sonra birime iletilecek ve kullanılmaya başlanacaktır. Henüz kodu olmayan birimler üst birimin koduyla yazışma yapabilir.

Birim kodları üniversite içindeki hiyerarşik düzeni ifade etmez. Kodlama sistemi belgelerin kurum ve devlet arşivlerinde ulusal bir standart çerçevesinde tasnif edilmesi amacıyla belirlenmiştir.

Kod sistemi hakkında daha fazla bilgi için T.C. Başbakanlık Devlet Teşkilatı Veri Tabanı ve Yükseköğretim Kurumları Haberleşme Kodları Kılavuzu'na bakılabilir.

Standart Dosya Planı
Yükseköğretim kurumları için hazırlanan Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı tüm üniversitelerde üretilen ve alınan belgeler için bir dosyalama uygulaması standardıdır. Genel bir ifadeyle “standart dosya planı”, üretilen belgeleri konusal olarak gruplamaya ve gerektiğinde aynı konudaki belgeleri bir arada bulmaya yarayan bir uygulamadır. Bu uygulama sayesinde tüm kamu kurum ve kuruluşlarında üretilen aynı konulu belgeler aynı numaralarla kodlanmış olacaktır. Standart Dosya Planı numarası üretilen bir belgede birim haberleşme kodundan sonra verilir. Örnek uygulama için http://kutuphane.dogus.edu.tr/yk/ adresindeki açıklamalara bakılabilir.

Hiç yorum yok:

Yorum Gönderme